Política de Retención y Eliminación de Datos

Versión: 1.0 | Última actualización: [Fecha] | Responsable del documento: [Cargo, ej: DPO/Encargado de Datos]

1. Objetivo

Definir plazos y criterios para la retención y eliminación segura de datos personales y corporativos, garantizando el cumplimiento del GDPR y demás regulaciones aplicables, y reduciendo los riesgos asociados al almacenamiento innecesario de datos.

2. Alcance

Aplica a todos los datos personales y corporativos tratados por [Nombre de la Empresa], almacenados en sistemas propios, de proveedores o en copias de seguridad, independientemente del formato (digital o físico).

3. Principio de Necesidad

Los datos personales deben conservarse solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recolectados, una obligación legal aplicable, o la defensa en procesos judiciales/administrativos.

4. Plazos de Retención por Categoría de Dato

(Completar según la realidad regulatoria y operativa de la empresa)

5. Proceso de Eliminación

Al finalizar el plazo de retención, los datos deben: (a) anonimizarse de forma irreversible, cuando aún tengan valor analítico agregado; o (b) eliminarse de forma definitiva y segura, incluyendo copias de respaldo, dentro de [plazo, ej: 90 días] tras el vencimiento del plazo de retención.

6. Eliminación de Medios Físicos

Los documentos físicos que contengan datos personales o confidenciales deben eliminarse mediante trituración o incineración certificada, nunca mediante descarte común.

7. Solicitudes de los Titulares

Las solicitudes de eliminación de datos por parte de los titulares (derecho al olvido, bajo el GDPR o normativa local) deben atenderse dentro del plazo legal aplicable, salvo los casos de retención obligatoria por ley.

8. Roles y Responsabilidades

• [Cargo, ej: DPO]: define y revisa los plazos de retención por categoría de dato.
• [Cargo, ej: TI]: implementa mecanismos técnicos de eliminación automática al finalizar el plazo.
• Responsables de proceso/sistema: garantizan que los datos bajo su responsabilidad sigan los plazos definidos.

9. Revisión de la Política

Revisión anual, o después de un cambio regulatorio relevante.